Zo kies je een geschikte locatie voor een vergadering

De meeste vergadering binnen een bedrijf vind plaats in het bedrijf. Toch is dit niet altijd de meest geschikte locatie voor een vergadering, zeker niet als het gaat om een vergadering met klanten. Daarnaast kan een externe vergaderlocatie ook een zeer positieve invloed hebben op de vergadering. Iedereen is even uit zijn oude omgeving, uit zijn comfortzone, en dat kan soms leiden tot inspirerende situaties. Maar hoe kies je nu een geschikte locatie voor je vergadering? Dat vertellen we je graag in dit blog.

Kies een centrale plek

De eerste keuze die je maakt bij het kiezen van een vergaderlocatie is de plek. Waar zit jouw kantoor gevestigd en waar moeten andere partijen vandaan komen. Kies een plek die voor alle partijen goed bereikbaar is en houd hierbij rekening met eventuele file en of spits. Zo is de randstad in- en/of uitkomen in de spits nog een flinke opgave. Heb jij klanten die van buiten de randstad komen, spreek dan het liefste ook af op een locatie daarbuiten zodat de klant niet teveel last heeft van het verkeer. Een vergaderlocatie aan de rand van de randstad kan eventueel ook nog een optie zijn als jullie zelf niet te ver van huis willen of vice versa.

Maak wensen en verwachtingen inzichtelijk

Waarschijnlijk hebben jullie wel een idee over hoe de vergaderlocatie eruit moet zien en wat deze locatie minimaal moet bieden. Maak dit voor jezelf inzichtelijk en bepaal aan de hand van deze punten waar de vergaderlocatie aan moet voldoen. Door deze punten op papier te zetten wordt het selectieproces voor jezelf gemakkelijker. Misschien wel je namelijk wel op zoek naar een locatie waar je minimaal 30 personen in kwijt wilt, dan vallen er sowieso al een paar locatie af. Of misschien ben je juist op zoek naar een locatie met extra voorzieningen zoals een cateraar of technische apparatuur. Ook is het fijn om van te voren te weten hoeveel capaciteit de locatie moet bieden zodat de locatie hier zelf ook rekening mee kan houden.

Maak een begroting

Natuurlijk moet er ook gekeken worden of jullie wensen en verwachtingen wel in het budget passen. Maak daarom een begroting en vraag offertes op bij de verschillende vergaderlocaties waar je in geïnteresseerd bent. Met het opvragen van een offerte zet je ergens nog nergens aan vast. Je kan altijd afzien als de vergaderlocatie niet in je budget past of er kunnen hier en daar misschien nog enige aanpassingen worden gedaan zodat de locatie wel in het budget past.

Leave a Comment